Program Manager, School Zone Safety

Job description

Program Manager, School Zone Safety

Full-time

If you are looking for an exciting opportunity to make a difference in your community, please consider joining our Team!

ABOUT THE OTTAWA SAFETY COUNCIL

Founded in 1957, the Ottawa Safety Council (OSC) is a well-established leader in safety education. We are a vibrant, charitable, not-for-profit organization. We are looking for applicants who will contribute to our mission as we continue to chart new directions as a road safety (no matter how traveled) leader.

We are currently seeking a School Zone Safety (SZS) Program Manager

POSITION SUMMARY The SZS Program Manager will be directly responsible for overseeing the successful operations of the Adult School Crossing Guard and Walking School Bus Programs. While overseeing the management of over 300 field employees in the Ottawa area, this individual also provides direction to the ACG Coordinators, setting and maintaining high-level strategy, offering professional expertise and monitoring performance to ensure that organizational, individual and program objectives are achieved within scheduled timelines. Other duties include the direct administration of elements of the Adult Crossing Guard program, the Walking School Bus and Junior Leader program, training, administration and tracking of employee discipline, preparation of detailed reports, preparation and maintenance of annual budgets, liaising with and reporting to the Executive Director, as well as seeking out, building, and maintaining relationships with relevant stakeholders. Other duties will be assigned as necessary.

Reports to: Executive Director

Job Duties

  • Develop, implement, evaluate and safeguard business strategies for creating or improving processes and procedures to improve organizational performance
  • Establish and maintain a productive working environment and culture for all
  • Review, investigate, and process all serious incident and complaint reports and action all corresponding disciplinary measures
  • Oversee and direct the activities of the SZS Coordinators and team members.
  • Regularly report on and review program performance with senior management
  • Utilize information systems to gather, store and distribute assigned information within the company.
  • Manage all administrative processes (e.g. billing and payment summaries)
  • Ensure that all staff receive appropriate training on job duties, organizational policies, and procedures
  • Contribute to the development of departmental and organization-wide policy and procedures
  • Provide coaching and mentoring and conduct evaluations of all SZS program staff
  • Develop and manage organizational and project budgets
  • Manage efficient use of company materials
  • Ensure efficient management of quality and cost control
  • Provide recommendations and information for program development
  • Plan and organize meetings and special events as directed
  • Develop and maintain sustainable relationships with key community stakeholders
  • Create proposals, reports and presentations
  • Ensure maintenance of records and databases
  • Facilitate resolution of issues/problems
  • Perform other duties as necessary

Core Competencies

  • Client And Stakeholder Focus
  • Communication And Diplomacy
  • Positive Team Player
  • Detail/Quality-Oriented
  • Exceptional Time Management Skills
  • Adaptability / Flexibility
  • Creative And Innovative Thinking
  • Decision Making, Judgment And Problem Solving
  • Planning And Organizing
  • Data Driven, Results Focused
  • Accountability And Dependability
  • Ethics And Integrity
  • Mediating And Negotiating, Providing Consultation
  • Leadership, Coaching, And Mentoring
  • Staff Management & Discipline
  • Enforcing Policies And Procedures
  • Development And Continual Learning

Requirements

  • Post Secondary Degree or Diploma in Non-profit/Business Management, Social Sciences, or equivalent experience.
  • 5 + years of progressive responsibility in a Management role or demonstrated experience with typical managerial responsibilities
  • 5 + years of experience in the not-for-profit industry
  • Effective leadership skills, with a strong focus on organizational strategy, operations, and business processes.
  • Demonstrated ability to manage key constituent relationships
  • Able to identify key issues, creatively, and strategically overcome internal challenges or obstacles.
  • A clear and solid understanding of personnel policies, practices, and procedures and other operational issues faced by the organization
  • Strong knowledge of fiscal management and responsibility, finance, funding, contracts, and partnerships
  • Sound understanding of risk management, Health & Safety Training an asset
  • Exceptional attention to detail and a high degree of accuracy
  • High level of integrity, confidentiality, and accountability
  • Sound analytical thinking, planning, prioritization, and execution skills
  • Strong working knowledge of the Microsoft Office Suite
  • A well-defined sense of diplomacy, including solid negotiation, conflict resolution, and people management skills
  • Experience creating and managing budgets for a large organization.
  • Able to effectively communicate both verbally and in writing
  • Bilingual (French and English), an asset

Work Conditions

  • Manual dexterity required to use desktop computer and peripherals.
  • Periodic evening and weekend work, as required.
  • Travel within the City may be required
  • Occasional peak hours during season start-up in August and September, and wind down in June
  • Fast-paced, demanding, potentially high-stress environment

Compensation

$60,000 – $70,000 annually

The salary for this position will be negotiated with the successful candidate and will take into consideration the education and experience of the individual.

Benefits include:

  • Comprehensive Group Benefits Package (Extended Health Care and Dental) after 3 months of employment
  • Professional development opportunities
  • RRSP matching program after 3 months of employment
  • Hybrid work environment

If you possess a combination of the above skills, knowledge, attitudes, and experience please submit a resume and a cover letter to the posting as indicated.

In your cover letter, please confirm and provide examples of the following:

1. How many direct reports and / volunteers you’ve managed?

2. How much of a budget that you’ve directly managed?

3. That you have 5 + years management experience

4. That you have relevant job sector experience (e.g. front-line services)

All submissions must be received no later than 4:00 p.m., November 21, 2022. We thank all applicants for their interest, however, only candidates selected for an interview will be contacted. Please apply by emailing Dominique Rutherford, the OSC’s Human Resource Coordinator at drutherford@ottawasafetycouncil.ca with the subject “SZS Program Manager” or through this job posting portal.

The Ottawa Safety Council is an equal opportunity employer, dedicated to creating a workplace culture of inclusiveness that reflects the diverse residents that we serve. We encourage candidates of diverse backgrounds to apply.

No phone calls, please.


Gestionnaire du programme de sécurité des zones scolaires

Temps plein

Si vous êtes à la recherche de nouveaux défis et souhaitez faire une différence dans votre communauté, joignez-vous à notre équipe !

À PROPOS DU CONSEIL DE SÉCURITÉ D’OTTAWA

Fondé en 1957, le Conseil de sécurité d'Ottawa (CSO) est un chef de file bien établi en matière d'éducation à la sécurité. Nous sommes une organisation dynamique, caritative et sans but lucratif. Nous sommes à la recherche de candidats qui contribueront à notre mission alors que nous continuons de tracer une voie en matière de sécurité routière (peu importe la distance parcourue).

Nous sommes actuellement à la recherche d'un gestionnaire pour le programme de sécurité des zones scolaires (SZS).

SOMMAIRE

Le gestionnaire du programme SZS sera responsable de la supervision des opérations du programme des brigadiers scolaires adultes et du programme Autobus scolaire à pied. Tout en supervisant la gestion de plus de 300 employés déployés à Ottawa, cette personne fournira également une orientation aux coordonnateurs en établissant et en maintenant une stratégie de haut niveau, en offrant une expertise professionnelle et en surveillant le rendement de tous afin d'assurer la réalisation des objectifs organisationnels et individuels du programme. Les autres tâches comprennent l'administration directe du programme des brigadiers scolaires adultes, du programme Autobus scolaire à pied, du programme Leader junior, la formation, l'administration et le suivi auprès des employés, la préparation de rapports détaillés, la préparation et le maintien des budgets annuels, la liaison avec le directeur général et la présentation de rapports à ce dernier, ainsi que la recherche, l’élaboration et le maintien des relations avec les parties prenantes. D'autres tâches seront assignées selon les besoins.

RESPONSABILITÉS

●     Développer, mettre en œuvre et évaluer les stratégies commerciales visant à créer ou à améliorer les processus et les procédures afin d'améliorer les performances organisationnelles ;

●     Établir et maintenir un environnement et une culture de productivité ;

●     Examiner, enquêter et traiter tous les rapports d'incidents graves, de plaintes et prendre toutes les mesures disciplinaires nécessaires ;

●     Superviser et diriger les activités des coordonnateurs SZS et des membres de l'équipe ;

●     Créer des rapports réguliers sur les performances du programme et les examiner avec la haute direction ;

●     Utiliser les systèmes d'information pour recueillir, stocker et distribuer les informations attribuées au sein de l'entreprise ;

●     Assurer tous les processus administratifs (les résumés de facturation et de paiements) ;

●     Assurer la formation des employés sur les tâches professionnelles, les politiques organisationnelles et les procédures ;

●     Contribuer à l'élaboration des politiques et procédures du département et de l'ensemble de l'organisation ;

●     Assurer le coaching et le mentorat et procéder à des évaluations du personnel du programme SZS ;

●     Élaborer et gérer les budgets de l'organisation et des projets ;

●     Gérer l'utilisation efficace des équipements de l’organisation ;

●     Assurer une gestion efficace des coûts ;

●     Fournir des recommandations et des informations pour le développement du programme ;

●     Planifier et organiser des réunions et des événements spéciaux selon les directives ;

●     Développer et maintenir des relations durables avec les principales parties prenantes ;

●     Créer des propositions, des rapports et des présentations ;

●     Assurer la gestion des dossiers et des bases de données ;

●     Faciliter la résolution de problèmes ;

● Toutes autres tâches connexes.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES

● Orientation vers la satisfaction des clients et des parties prenantes ;

● Communication et diplomatie ;

● Joueur d'équipe positif ;

● Orienté vers la qualité ;

● Compétences exceptionnelles en matière de gestion du temps ;

● Capacité d'adaptation / flexibilité ;

● Pensée créative et innovante ;

● Prise de décision, jugement et résolution de problèmes ;

● Planification et organisation ;

● Axé sur les données, axé sur les résultats ;

● Responsabilité et fiabilité ;

● Éthique et intègre ;

● Fournir un soutien dans la négociation ;

● Leadership, accompagnement et mentorat ;

● Gestion du personnel ;

● Application des politiques et procédures ;

● Développement et apprentissage continu.

EXIGENCES

●     Diplôme d'études postsecondaires ou diplôme en gestion d'entreprise, en sciences sociales, ou expérience équivalente ;

●     Cinq années ou plus d'expérience dans un rôle de gestion ou une expérience similaire avec responsabilités de gestion.

●     Cinq années ou plus d'expérience dans le secteur des organisations à but non lucratif ;

●     Compétences de leadership, avec un fort accent sur la stratégie organisationnelle, les opérations et les processus commerciaux ;

●     Capacité à gérer les relations avec les parties prenantes ;

●     Capacité à identifier les problèmes clés, faire preuve de créativité et à surmonter stratégiquement les défis internes ;

●     Compréhension des politiques et des procédures relatives au personnel et aux enjeux opérationnels auxquels l'organisation est confrontée ;

●     Bonne connaissance de la gestion et des responsabilités fiscales, des finances, du financement, des contrats et des partenariats ;

●     Bonne compréhension de la gestion des risques, la formation en santé et sécurité est un atout ;

●     Une attention exceptionnelle aux détails et un haut degré de précision ;

●     Haut niveau d'intégrité, de confidentialité et de responsabilité ;

●     Solides compétences en matière de pensée analytique, de planification, de priorisation et d'exécution ;

●     Bonne connaissance de la suite Microsoft Office ;

●     Sens défini de la diplomatie et solides compétences en matière de négociation, de résolution de conflits et de gestion des ressources ;

●     Expérience en création et gestion de budgets ;

●     Capable de communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit.

●     Bilingue (français et anglais), un atout

CONDITIONS DE TRAVAIL

●     Dextérité manuelle requise pour l’utilisation de l'ordinateur de bureau et des périphériques.

●     Travail périodique le soir et les week-ends, selon les besoins ;

●     Déplacements locaux, selon les besoins ;

●     Travail d’heures de pointe occasionnel, lors du début de haute saison en août et septembre, et en fin de saison en juin ;

●     Environnement de travail en constante évolution et potentiellement stressant.

RÉMUNÉRATION

60 000$ – 70 000$ annuellement

Le salaire pour ce poste sera négocié avec le candidat retenu et tiendra compte de la formation et de l'expérience de celui-ci.

Avantages :

●     Ensemble complet d'avantages collectifs (assurance maladie complémentaire et soins dentaires) après 3 mois d'emploi ;

● Opportunités de développement professionnel ;

●     Programme d'appariement des REER après 3 mois d'emploi ;

● Environnement de travail hybride.

Si vous possédez une combinaison des compétences, des connaissances, des aptitudes et de l'expérience ci-dessus, veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre d'intention comme indiqué.

Dans votre lettre d’intention, veuillez fournir des exemples et explications pour les éléments suivants :

1. Nombre d’employés ou volontaires sous votre responsabilité dans vos fonctions précédentes ;

2. Composition d’un budget et montant avec lesquels vous avez dû composer ;

3. Que vous disposez de cinq années ou plus d’expérience en gestion ;

4. Que vous présentez une expérience pertinente dans le secteur de l’emploi (par exemple : services de première ligne).

Toutes les candidatures doivent être reçues avant le 21 novembre 2022, 16h. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront joints. Veuillez postuler en envoyant un courriel à la coordonnatrice des ressources humaines du CSO, Mme Dominique Rutherford, via l'adresse suivante : drutherford@ottawasafetycouncil.ca, ou par l'intermédiaire de ce portail d'affichage. Merci d’indiquer le sujet de courriel suivant : « Responsable du programme SZS», ou par le biais de ce portail d'offres d'emploi.

Le Conseil de sécurité d'Ottawa est un employeur qui souscrit au principe d'égalité d'accès à l'emploi et qui s'engage à créer une culture d'inclusion en milieu de travail qui reflète la diversité des résidents qu'il dessert. Nous encourageons les candidats d'origines diverses à postuler.

Aucun appel téléphonique, merci.

Job requirements

please see above